浅谈如何做好房建工程的资料管理

摘要:房建工程资料管理，是将复杂的工程资料收集、归纳、整理、管理的过程，所涵盖的管理内容众多。房建工程资料是指贯穿整个工程始终的原始

工程材料，能真实的反应出工程生产中规避起来的质量问题。近些年，伴随企业资料管理意识的提高，在部分企业中已经开始逐步认识到资料管理的重要

性，采取了相应的举措，但实际的管理中还普遍存在一定的问题。[1]本文首先分析了当前我国房建工程资料管理中现存的问题以及重要性，并提出了一系列

整改的意见和建议，以供参考。

关键词：众多；规避；重要性；意见和建议；

前言：伴随建筑业发展日趋白热化，房建工程资料在整个工程建造中

的意义作用尤为凸显。做好房建工程资料管理，一方面能促使企业在激烈

的市场经济竞争中独占鳌头，同时也能促进企业管理规范化，有效提升企

业的综合竞争能力和管理能力，净化内部机制，带动整个行业的健康发展。

但在实际应用开闸中，不同企业采取的措施不及时，应用不规范，管理不

严格，严重的阻碍了资料管理实际作用的发挥，工程资料的实际价值无法

实现，同时也导致我国城市房建档案工作的停滞。

1 当前我国房建工程资料管理中普遍问题

1.1 缺乏完善的工程资料管理制度

近些年，伴随建筑业的蓬勃发展，市场竞争日趋激烈，部分企业为了

追求经济利益的最大化，开始将目光专注在企业工程资料的管理上，取得

了一定的成效。但在多数企业中，这种管理的意识还不完全，在管理的程

度和范围上却尚且缺乏系统的规范，对于项目划分后的管理力度和细致程

度远远达不到需求的标准。在管理的内容上，也多是对国外已有经验进行

“拿来主义”，缺少与国内房建行业形势相结合的环节，导致理论基础与实

际需求的脱节现象显著。企业内部也多未建立相应的管理规范制度，企业

对于此方面人才的引进缺乏认识，在资料的搜集上，多采用“外包”形式，

这些外包管理人员对于企业内部资料了解不彻底，难以保证资料的真实可

靠性，甚至为了节省调查时间伪造资料，工程尾声后的核算中无法发挥实

际作用，蒙蔽了企业的双眼，造成企业资料管理混乱局面。[2]

1.2 资料采集与时间不匹配

建筑工程资料管理应贯穿于整个施工发展始终，讲究资料采集应用的

时效性，资料采集与时间不匹配，造成工程资料与工程进展的脱节现象发

生。此类现象的发生多由于实际的管理人员的时间观念不强，对于资料采

集时间重要性认识不足，企业没有分派专业的人员进行资料采集，多数采

集工作由其他作业人员兼任，或参与多个房建工程的资料采集工作担任，

导致资料采集和对应的施工时间不相符。同时其他作业人员兼任采集，很

容易导致资料的遗漏或丢失。同时，兼任人员的专业能力有限，所采集的

资料可靠性不足，影响后期分析的准确性。此外，资料管理采取中，人员

的责任感也同样制约资料的真实可靠性的直接因素，奖罚制度不明确，很

容易导致收集工作的懒散、不认真，也极容易拖延采集的时间，同时也可

能发生资料的丢失。

1.3 所采集资料缺少真实可靠性

在实际的房建工程管理中，由于企业的监管力度不够或因为企业营私

舞弊，难以确保资料的真实可靠性，伪造现象严重。多数资料管理人员或

兼任其他的工程作业，或以“外包”形式走入工程企业，在实际的采集中，

缺少责任感和企业的归属感，经常以工程验收“过关”为目的伪造工程资

料。[3]例如：在工程准备初期并未采取实际的调研和分析，在工程的进程

中也为对施工现场的作业资料进行收集，仅凭在施工的尾声阶段，通过工

程的验收结果比对，通过估算得出工程原始资料。此法虽让原始资料与验

收结果“相一致”，但却并非是工程开展的实际情况的真实反映，失去了工

程资料采集管理的实际意义和价值。

这种伪造行为也无法起到对工程实际作业与工程施工方案中出现偏差

的修正作用，导致原有的设计方案与实际验收竣工图的诸多细节的差异，

这些差异主要体现在工程的基本结构和工程的功能实现上。同时，房建工

程企业却还依照工程前期的方案进行工程验收，并归档留案。这种资料的

伪造导致后期使用过程中问题故障的查缺缺失真实依据，伪造的资料缺少

实际的应用价值。

3.房建工程资料管理的整改意见

3.1 制定系统的规范制度，规范资料管理

房建工程资料管理工作，作为一个复杂的系统性工程，所涵盖的内容

层次十分全面，贯穿于工程实际施工的始终。要建立全员意识的管理规范

制度，并逐步培养企业内部人员的企业归属感以及企业责任感，鼓励全员

加入管理工作中来，提升企业内部的凝聚力量，树立普遍认同的企业文化

内涵。企业并非一个人的企业，这种全员参与的管理理念能树立正确的企

业导向，通过凝结的力量带动企业的不断前进和发展，也正是这种凝结力

量能迅速帮助企业扭转市场劣势地位，赢得更多的企业市场份额。

3.1.1 从企业领导者出发

要在企业领导者层面去改变过气的管理理念，以全局出发的管理理念

代替过去的理念，严格监管管理的全过程，起到良好的监督导向作用。

3.1.2 从实际的管理人员出发

在采集管理人员身上，着重培养其责任心，提高管理的责任意识，以

企业的利益为出发点，树立正确的价值观，严格执行企业和国家关于资料

管理的相关制度和流程，并结合自身的专业能力，及时发挥资料管理能力。

3.2 实现资料管理与工程验收的有机结合

在实际的管理中，针对资料整理与工程验收脱节的现象，因采取全程

监管的方式，针对施工的各个环节，进行分阶段、分层次的监管验收，避

免资料的伪造。国家应出台相应的房建工程资料管理规范法规和细致的法

律条文，并以新的规范条文作为审核依据和标准，并对伪造资料现象进行

严格处罚，促使房建企业资料管理朝向健康的发展方向持续发展。此外，

定期的检查和不定期的抽检也是促使企业资料管理发挥应用作用的有效措

施。促使房建工程企业的资料管理从过去的混乱状态中走出来，同时也能

更好的实现资料管理与工程验收的有机结合，发挥监管施工进展的作用。

3.3 提升管理人员综合能力和专业技能

有效采集管理人员的综合能力和专业技能，是确保其在实际的采集和

管理工作发挥应有作用的有效途径，为其能在应对管理工作的复杂多样化

时，能更得心应手。在具体的实施中，要定期在企业中针对这类人员进行

专业的培新，聘请专业技术人员和专家莅临指导，引进先进的管理经验和

管理理念，并应用现代化先进手段和技术，提高管理的效率和真实度，同

时总结实际的采集经验，并组织研发小组，在此基础上不断推进采集技术

的革新，并在技能上以计算机作为辅助工具，提升采集的准确性。在资料

的整理、归纳和总结中，实现计算机归档备份，以免因资料的丢失而使材

料管理工作功亏一篑。同时通过计算机的检索工具，能将复杂的资料系统

化，方便在日后使用中进行选取和查询，此外还能实现资料的分类功能，

是对过去资料“混为一谈”现象的有效规避，[3]资料的分类放置也一定程

度上为后期工程验收的核对节省了时间和经历，节约了企业成本，实现了

企业利益最大化。

结语：房建工程资料管理在房建工程施工中处于基础地位，同时它的

真实性是直接影响工程质量和验收完全的关键环节。房建工程的资料管理

工作的认真落实，能确保施工的顺利开展，为施工安全和具体功能的实现

提供可靠依据，此外，对于保证工程质量正常发挥奠定坚实基础.

参考文献：

[1] 李璇. 如何做好房建工程的资料管理[J]. 现代物业( 上旬

刊),2013,10:54-55.

[2] 黄洁莉. 如何做好房建工程的资料管理[J]. 现代装饰( 理

论),2011,06:176.

[3]邵明,高青艳,刘玉芳. 浅谈如何做好监理工程的资料管理工作[J]. 青

海电力,2005,04:66-68.

[4]刘德星. 浅谈如何做好建筑工程的技术资料管理[J]. 福建建设科

技,2000,04:45.

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