高校档案信息化建设研究

文/余芳

档案管理作为高校一项重要

工作，在教学活动、科研和医疗

服务等方面扮演着很重要的角色。

随着信息技术的普遍应用，档案

资源的利用和档案管理模式的创

新引起了越来多的人的关注。本

文主要描述了高校档案信息化应

用所存在问题以及相应的策略。

摘 要

体素质与信息化发展的总要求还有一段距离。

由于受领导重视不够，档案工作投入资

金少等因素影响，很多院校的资料收集归档都

存在着的随意性，并且存在很多档案工作者由

其他教师临时兼任现象，也没有设置专门的部

门进行管理，他们可能不但缺少所必须的敬业

精神，也没有相应的专业知识和业务能力，认

为档案管理工作就是收集、编排、归档等内容，

没有什么技术可言，而且档案管理也并不是他

们的本职，到了年底为了应付过关可能临时突

击，平时并不将之作为工作重心。所以高校的

档案管理非常的不专业。

与其他行政部门相比，档案管理工作的

时间跨度比较大，待遇福利等也不高，也不容

易做出很大的工作成绩，所以高校档案管理人

才流动很频繁。

1.4 数字化安全问题

信息化已经是整个世界发展的趋势，于此

同时信息化所带来的的安全问题也日益凸显。

一般来说，它包含两个方面的内涵：

（1）数字化档案系统本身所存在的缺陷，

漏洞（不管是硬件上还是软件上的）会造成档

案信息的损失；

（2）容易遭受来自数字化档案系统外界

的攻击（包括黑客恶意攻击，计算机病毒或是

由于作人员操作不失误而造成的档案损害，泄

露等。

2 如何有效解决高校档案信息化问题

2.1 强化数字化管理意识，与时俱进

要想真正实现高校档案信息化管理，首

先要从思想上提高学校档案新信息化的管理意

识。档案信息化建设是新时期档案部门的一项

基础性业务，是档案工作向现代化迈进的必由

之路。所以，高校的档案信息化建设必须摒弃

“认为档案系统不重要，任何人都能干得好”

等等的错误观念，还必须从创造人才，培养人

才，留住人才上想办法。

2.2 明确目标，以人为本

目前，高校档案信息化建设目标，不仅

在于实现高校档案管理的科学化，更在于去追

求广泛主动的利用，以更好的发挥档案的价值，

服务于广大师生。所以，在建设中，一方面就

必需充分考虑到档案工作者实际工作的合理性

和便捷性，同时也应该为师生提供更为便捷的

档案服务平台。另一方面，必须深入分析各高

校和各类人员的实际需求，实事求是地进行信

息化建设，合理地去掉一些不必要的功能建设，

从“最需要”类目着手进行。因为校园数字化

建设工作是个庞大的工程，不可能做到面面俱

到，必须分清轻重缓急。

2.3 培养“优质数字化建设人才”是重点

（1）高校在为档案信息化工作挑选人才

时，要严格执行德才兼备的原则。必须有着坚

定的政治立场，良好的职业道德，而且不仅要

有一定的档案管理业务经验和娴熟的业务技

能，也必须具备应有的数字化技术应用能力。

（2）档案教育培训则是培养造就档案干

部队伍的重要因素，必须加强现有档案工作者

的技术培训和档案管理业务知识的培训，充分

掌握软硬件应用的一般知识，切实提高计算机

应用能力，将档案管理理论方法与信息技术手

段的应用结合起来。

（3）给高校信息化人才提供一个发展的

空间和提升的平台。更高的薪酬，更好的福利，

一般来说是换工作的最大的原因，因此有必要

设立专门的档案管理部门，为信息化人才建立

合理的员工分配机制和激励机制，为档案人才

提供保障，安心工作

2.4 建设安全的网络防御系统

（1）制定数据备份计划，定期对数据库

进行备份以防系统出错时进行恢复工作；通过

监控系统日志，有效分析用户日常操作系统所

存在的问题。

（2）采用有效的技术手段，如防火墙技

术，即在档案部门的内网与外网之间设置屏障，

以确保内部信息不泄露，而将外部人员的非法

访问拒绝在外。

（3）做好病毒预防工作，定期进行反病

毒软件查杀病毒并及时对软件升级，同时也要

从管理上预防病毒，加强职业道德教育，不得

传播，更不能制造病毒。

参考文献

[1] 张前忠. 浅析高校档案数字化建设中的“黑

洞”现象[J]. 台兰世界,2015(2):77-78.

[2] 张家其. 高校档案管理信息化建设策略研

究[J]. 现代职业教育,2016(1):156-157.

作者单位

宁波大红鹰学院 浙江省宁波市 315175

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