面向“互联网 +”时代的 高校档案管理工作研究
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时间：2017年6月16日 08:42
王微 本文在探讨“互联网 +”时代高校档案 管理意义的基础上，分析当前高校档案管 理信息化发展过程中存在的问题，并且找 出提高档案管理效率的策略。 “互联网 +”时代高校档案管理的 价值 “互联网 +”时代采用信息化的档案 管理方式，可以提高高校档案的存储和管 理质量，发挥出高校档案的实用价值，对 满足高校档案使用人员的需求有重要价值。 首先，可以开发出档案的更多功能，可以 提高档案的使用效率，能够依靠现有档案 数据资源实现快速传输和数据信息的共享。 其次，可以打破传统档案管理工作的束缚， 节省了大量的时间和成本，延伸了档案的 服务范围，可以满足新时期社会各方面的 使用需求。第三，符合了国家及社会的发 展趋势，彰显了现代档案工作的意义，为 高校聚集了宝贵的财富，对高校的未来发 展和决策有重要的价值。第四，还可以与 社会进行信息沟通，是时代背景下进行信 息沟通的重要渠道，为高校人才与社会接 轨，解决大学生的实际问题贡献了力量。 “互联网 +”时代高校档案管理不 足 基础设施设备不足。现代信息化社会 的快速发展，要求高校档案管理部门切实 提高数据信息搜集能力，不断满足日益严 格的档案数据存储需求，但是高校现有的 设施设备不足以支撑档案管理部门，传统 的数据信息收集与整理方式较为落后。首 先，现有高校的档案管理部门的专业技术 人员相对较少，具备信息化操作能力的专 业人才不足，限制了高校档案数据信息管 理工作的发展。其次，高校档案管理工作 主要还停留在传统纸制档案的管理模式上， 现有的场地面积、办公设备等是围绕着纸 制档案管理需要配置的，还没能满足现代 档案管理的需求。第三，与“互联网 +”时 代相配套的档案管理设施设备还处于发展 阶段，有的学校信息化档案管理还没能开 发出完善的系统，没能实现档案管理系统 与使用系统的综合连接，存在着信息化档 案管理价值不高，软件及设施设备不完善， 档案信息化的经费有限，无法满足现阶段 高档档案管理的实际发展需求。 纸制档案没能数字化。如何把传统的 纸制档案进行数字化管理，这不仅是高校 档案使用的实际需求，也是现代档案管理 对传统档案提出的要求，对促进高校档案 管理长远发展有重要意义，但是这项具体 而艰巨的工作还处在缓慢发展中。首先， 有些档案数字化的操作过于粗糙，存在着 档案数据信息录入错误问题，现有数码扫 描、激光照相技术还不足以满足档案管理 的实际需求。其次，高校档案管理的数字 化的工程甚为浩大，现有人力物力难以支 持具体工作的顺利开展，因此导致了该项 工程进展缓慢，现有高校档案馆藏文献的 数字化还要有个长期过程，还要坚持不懈 地进行。第三，随着数据库资源的不断充实， 加强数据信息的维护难度增大，如何有效 地解决技术瓶颈成为制约高校档案管理信 息化的重要难题需要解决。 “互联网 +”时代高校档案管理策 略 建立高校档案信息数据库。提高高校 档案管理的信息化水平，满足高校档案管 理面向“互联网 +”时代的需求，就必须从 传统的纸制档案管理模式向着现代化的数 据库管理模式转变，建立起高校完善的档 案管理数据库系统，这样才能推进高校档 案管理向着数字化、信息化的方向不断前 进，实现档案管理的“互联网 +”需求。首 先，依靠现代信息技术手段不断丰富和完 善高校档案数据库的建设，注重“互联网 +” 背景下的高校数据档案的数据策略和制度 建设。其次，注重更新高校数据库的数据 处理技术，全面提高高校数据档案的处理 能力，围绕时代的需要广泛收集存储图片、 视频、声音等各种类型的档案，这样才能 实现档案数据库建设的实际价值。第三， 当代高校档案数据的管理工作，应当以“互联网 +”时代背景为基础，采 用科学的档案管理模式，依靠专业化的人才，全面提高高校档案管理质量。 提高档案数据对各种类型数据信息的存储 分析能力，特别是要加大与科研和学生相 关信息的处理分析能力，这样才能发挥数 据库档案的实际价值，为高校的决策和具 体教学业务工作提供必要的依据。
