浅谈新形势下如何提高高校档案管理工作水平

一、引言

在国家颁布的《高等学校档案管理办法》中对高等学校的档案给出了明确的定义：“高等学校的办校、招生、教学、管理以及科研等活动所形成为的对学校、学生和社会具有保存价值的各种不同形式或载体的历史记录，一般有文字、声像、图表等”[1]。同时，《办法》中也对高校档案管理工作也从各方面进行了阐述， 明确了高校档案工作的机构设置、管理内容、人员配备等方面。近年来随着高等学校的发展，高校档案管理工作也越来越受到人们的关注，如何在新形势下提高高校档案管理工作的水平已经成为了社会共同关心的热点问题。笔者就该课题谈谈自己粗浅的看法。

二、高校档案管理工作的意义

高校档案是社会和人们了解高等院校的一个窗口，通过这个窗口人们能够了解到高校的教学质量和管理水平，因此它可以作为高校办学以及增强办学实力的重要依据。由此可见，做好高校档案管理工作的意义重大。其重要意义主要体现在以下两个方面：

1. 为高校的各项工作提供正确的信息服务

高校档案是对高校各项工作的真实记载，比如说学校的办学历史，各种科研活动，教育成果等，这些珍贵材料的保存为高校的日常工作提供了信息来源[2]。比如为学生补办各种证书，若没有档案信息的保存就无法为查询学生是否获得该证书提供依据。

2. 为高校管理工作往智能化方向发展提供支持信息化、智能化是高校工作今后必然的发展方向，高校档案中蕴含着大量信息资源，它能够为我国高校工作的信息化和智能化提供信息上的支持。

三、当前我国高校档案管理工作现状

近年来国家对于高等教育越来越重视，这给高等院校的发展带来了新的机遇。高校的现代化建设水平在不断提高，同时档案管理水平也有了很大的提高。但是与信息化的发展速度相比，当前高校的档案管理水平还未完全适应新形势的变化。主要还存在以下几个问题：

1. 档案管理的网络化建设还不够完善

当前很多高等院校都建立的自己的网络档案管理系统，并取得了可喜的成绩，不仅大大缩减了管理的人力物力，也提高了管理人员的工作效率。但是，我们需要注意的是绝大多数的高校档案管理网络是存在一定安全隐患的，网络化的建设还不够完善。高校档案资料保存着高校建校以来的各种资料，包括一些比较重要的资料，若网络档案管理系统的安全得不到保障，则会出现一些安全问题，比如被不法之徒盗取高校重要资料。也有很多高校由于资金不足，相应的网络管理系统还未建立起来。

2. 档案管理人员专业素质不高

目前高校档案的管理人员的专业素质和管理经验都不高，他们并没有相应的学历，也没有接受过专业的档案管理方面的教育， 对于信息化的档案管理工作更缺乏了解，并不能够满足当前新形势下信息化档案管理方式的需求。而且，另一方面，一些档案管理人员并没有意识到档案管理工作的重要性，因此就缺乏一定的职业道德。特别是有一些高校领导，将档案管理部门直接视为“老、弱、病、残”职工的一个“养老单位”[3]。

四、新形势下提高高校档案管理水平的有效策略

1. 提高对高校档案工作的认识

新形势下要提高高校档案的管理水平，首先就是要提高对档案管理工作重要性的认识。高校的档案管理工作能否可持续发展，能否为高校的发展做出贡献，关键就在于高校领导是否重视。也就是说，首先学校的领导要转变观念，在充分认识到档案管理工作的重要性之后，给予其应用的地位。

2. 建立健全的档案管理制度

要使高校档案工作顺利开展，就必须建立有序、完整的管理制度，它是实现高校档案规范化管理的可靠保证。首先，我们必须制定一套行之有效的管理制度，让管理工作能凭章办事。在制定相应管理制度的时候，有一点是需要注意的：高校的档案管理制度是要在贯彻执行国家有关档案工作的相应法律法规基础上的，根据各高校的特点来制定适合本校档案管理工作的规章制度[4]。在制定了健全的档案管理制度之后，就要对其坚决落实，并实时对制度的落实情况进行检查，以确保制度真正发挥了作用。

3. 完善档案管理的网络化建设

高校档案的网络化建设已经成为了今后高校档案管理工作发展的必然趋势，因此各大高校应该加大对这方面的投资，积极改善档案管理工作人员的工作条件和环境，开展档案数字化管理的建设，这样才能真正实现高校档案管理工作的信息化。另一方面，在建立完善的网络化档案管理系统的基础上，还应该采取积极的措施以保障该系统的安全。

4. 提高管理人员的综合素质

新形势下，现代信息技术在高校档案管理工作中的应用越来越广泛。因此，高校应该加强档案管理人员的专业素质，在有过硬的管理能力的基础上还要掌握一定的信息技术知识，这样才能更好地开展档案管理工作。同时，我们还不能忽视对管理人员的思想政治教育，提高其职业道德、综合素质等方面，良好的思想政治素养对于更好开展档案管理工作有着非常重要的作用。

五、结论

总而言之，作为高校管理工作的重要组成部分，高校档案管理工作应该受到足够的重视。特别是在新形势下，如何提高高校档案的管理水平，是值得我们共同探讨的问题。笔者认为，在新形势下的高校档案管理工作应该转变观念，创新管理体制，并加强信息化的档案管理系统建设，才能使高校档案管理适应高校发展的需求，才能提高高校的综合实力，为高校的持续、健康发展提供保障。

参考文献：

[1] 管中慧. 对新时期提高高校档案管理工作水平的思考[J]. 管理科学，2011(12):23-24.

[2] 卢清富. 新形势下如何提高高校档案管理工作水平[J]. 内蒙古科技与经济，2009，11(21):90-91.

[3] 刘归华. 对新时期提高高校档案管理工作水平的思考[J]. 前言，2011，04(02):208.

[4] 万启存. 浅谈新形势下高校档案管理工作[J]. 商品与质量，2012，02(11):271-272.> 才智 /134 创新教育 Innovation Education